Literaturverwaltung im systematischen Review:die Entscheidungen sichern, nicht nur die PDFs

In einem systematischen Review sammeln sich zu jedem Paper mehrere Informationen an: aus welcher Suche es stammt, ob es ein Duplikat ist, die Entscheidung im Titel-/Abstract-Screening, die Entscheidung in der Volltextprüfung, der Ausschlussgrund – und bei Einschluss die extrahierten Daten und die Bewertung des Verzerrungsrisikos.

Ein gut geführtes Review ist eines, in dem diese gesamte Historie am Paper hängen bleibt. Selbst wenn jedes PDF vorhanden ist: In dem Moment, in dem die Historie abreißt, ist das Review als Dokumentation gescheitert.

In der Praxis deckt kein einzelnes Werkzeug alles ab. Eine Arbeitsteilung über drei Ebenen funktioniert besser.

Es gibt eine Ebene für Referenzen und Zitation (Zotero, EndNote und Co.), eine Ebene für Screening-Entscheidungen (ein dediziertes Review-Tool oder eine Tabelle) und eine Ebene für Lektüre und Entscheidungsnotizen – dort, wo Sie das PDF öffnen, den Inhalt prüfen und festhalten, warum Sie wie entschieden haben. Diese dritte Ebene wird am häufigsten vernachlässigt.

Die Verwirrung beginnt, sobald dasselbe Paper in mehreren Versionen existiert – unterschiedliche Dateinamen, doppelte Downloads, Einträge aus verschiedenen Datenbanken.

Vergeben Sie bei der Duplikatbereinigung für jedes Paper eine einzige eindeutige ID und verknüpfen Sie alles Folgende – Entscheidungen, Gründe, Extraktionen – mit dieser ID. Das klingt nach einem Detail, aber wenn dieser Schritt schiefgeht, gehen auch Ihre PRISMA-Zahlen nicht mehr auf.

Die Gründe, aus denen Sie Paper in der Volltextphase ausschließen, brauchen Sie später wieder – im Manuskript und im PRISMA-Flussdiagramm.

Ein Paper, das Sie verwerfen, weil es sich „irgendwie nicht richtig anfühlt“, holt Sie Monate später ein, wenn Sie die Entscheidung begründen müssen. Schreiben Sie im Moment des Ausschlusses eine kurze Zeile, die sich auf Ihre Kriterien abbilden lässt – „Population außerhalb der Altersgrenzen“, „Outcome-Definition passt nicht“. Diese Gewohnheit rettet Sie beim Schreiben.

Paperfy ist weder ein Literaturverwaltungsprogramm noch ein Screening-Tool. Es lebt auf der dritten Ebene – Lektüre und Entscheidungsnotizen.

Laden Sie die Paper hoch, die die Volltextprüfung erreichen, und jedes bekommt eine eigene Seite mit KI-Zusammenfassung, Abbildungen, Tabellen und Originaltext. Ergänzen Sie in der Zusammenfassung Ihre Ein- oder Ausschlussbegründung und die geprüften Punkte, und die Entscheidung bleibt am PDF hängen – kein „Warum habe ich das behalten?“ mehr.

Ein systematisches Review dauert in der Regel Monate bis ein Jahr und läuft meist neben allem anderen her. Ihr Verwaltungssystem muss Pausen und Wiederaufnahmen überstehen.

Das Schwierige am Wiedereinstieg ist, sich zu erinnern, was entschieden war und wo man aufgehört hat. Trägt jedes Paper seine eigenen Entscheidungsnotizen, dauert das Ankommen Minuten statt Stunden.

Zum Schluss etwas Offensichtliches, aber Wichtiges: Bewahren Sie Screening- und Extraktionstabellen nicht in einer einzigen Datei auf einem einzelnen Rechner auf.

Sichern Sie sie auf einem gemeinsamen Laufwerk und versionieren Sie sie nach den Regeln Ihres Teams. Die Dokumentation dieser hunderten Arbeitsstunden ist selbst ein Forschungsergebnis.